שירותי נוטריון: אילו מסמכים אפשר לאשר ומה צריך להביא?

שירותי נוטריון כוללים מספר פעולות מוגדרות בחוק: אימות חתימה, אישור תצהירים והצהרות, אישור נכונות של העתקי מסמכים ותרגומים, ואישור ייפויי כוח. ברוב המקרים יש להגיע באופן אישי עם תעודה מזהה בתוקף ועם המסמך שלגביו מבוקש האישור, שכן החוק מחייב נוכחות פיזית לצורך זיהוי החותם.

אדם המתכנן למכור נכס בעודו שוהה בחו"ל, או מנהל שמייפה את כוחו של שותף לפעול בשמו בעסקה דחופה, נתקל בשאלה הפשוטה אך הקריטית: איזה סוג אישור בדיוק נדרש, ומה בדיוק צריך להביא כדי שהפגישה עם הנוטריון לא תתבזבז על חוסר במסמך אחד.

ההבדל בין ייעוץ משפטי רגיל לאישור נוטריוני

עורך דין המייצג לקוח בהליך משפטי פועל כבא כוחו, מנסח מסמכים ומגן על האינטרסים שלו. נוטריון, לעומת זאת, פועל כגורם ניטרלי שתפקידו לאמת עובדות: שהחותם הוא אכן מי שהוא טוען להיות, שהוא חתם מרצונו, ושההעתק או התרגום המוצגים נאמנים למקור. סמכות זו מוענקת לנוטריון בהתאם לסעיף 7(1) לחוק הנוטריונים תשל"ו-1976, סמכות לאמת חתימה על מסמך.

המשמעות המעשית היא שהנוטריון אינו בוחן את תוכן המסמך לגופו ואינו מייעץ ללקוח האם כדאי לו לחתום, אלא מוודא שהתהליך הפורמלי תקין. סעיף 19 לחוק הנוטריונים, תשל"ו-1976 קובע כי אישור נוטריוני מהווה "ראיה מספקת" לאמיתות תוכנו, ומכאן הכוח המשפטי המיוחד שיש לחתימת נוטריון לעומת חתימה רגילה בנוכחות עדים.

סוגי האישורים הנוטריוניים הנפוצים

לקוחות הפונים לקבלת שירותי נוטריון מבקשים בדרך כלל אחד מכמה סוגי אישור, שכל אחד מהם משרת מטרה שונה לחלוטין ודורש הכנה אחרת מצד הפונה.

• אימות חתימה, אישור שהחתימה על המסמך בוצעה בפועל בפני הנוטריון על ידי האדם הנכון
• אישור תצהיר או הצהרה, כאשר אדם מצהיר עובדות מסוימות לצורך הליך משפטי או מנהלי
• אישור נכונות העתק, הצהרה שהעתק המסמך זהה למקור שהוצג לנוטריון
• אישור נכונות תרגום, כאשר הנוטריון שולט בשתי השפות ומאשר את דיוק התרגום
• אישור ייפוי כוח, הסמכת אדם אחר לפעול בשם מייפה הכוח בעניינים מוגדרים
• אישור תעודת חיים, הצהרה כי אדם מסוים עודנו בין החיים, הנדרשת לרוב לצורך קבלת קצבאות מחו"ל

ייפוי כוח נוטריוני: כלי מרכזי לניהול נכסים ועסקים מהמרחק

עבור יזמים, מנהלים בכירים ובעלי נכסים המנהלים עניינים במקביל במספר מדינות או פועלים מול בנקים ורשויות מקרקעין, ייפוי כוח נוטריוני הוא לרוב הכלי שמאפשר להמשיך לנהל את העסקים גם כאשר אין אפשרות להיות נוכח אישית בכל פעולה. סעיף 20 לחוק הנוטריונים קובע כי נוטריון מוסמך לאשר חתימה על ייפוי כוח כללי, ועל ייפוי כוח לביצוע עסקאות במקרקעין, הטעונות רישום במרשם המקרקעין.

כאשר מדובר בייפוי כוח לעסקת מקרקעין, הדרישה לזיהוי מחמירה יותר מבמסמכים אחרים. הוכחת הזהות של חותם על ייפוי כוח לביצוע עסקה במקרקעין היא בתעודת זהות או בדרכון בלבד, כך שרישיון נהיגה או תעודה ציבורית אחרת אינם מספיקים במקרה הזה. בעל נכסים המתכנן לייפות את כוחו של מישהו לפעול בשמו מול הטאבו או מול בנק למשכנתאות צריך להביא בחשבון את ההגבלה הזו מראש.

מסמכים לשימוש מעבר לים: תרגום, העתק ואפוסטיל

אנשי עסקים המחזיקים נכסים, חברות או השקעות מחוץ לישראל נזקקים לעיתים קרובות לשילוב של כמה אישורים יחד: אישור נכונות תרגום של מסמך לשפה הזרה, ולעיתים גם אישור נוסף שנדרש כדי שהרשות הזרה תכיר במסמך הישראלי. ניתן לקבל אישור אפוסטיל עבור מסמכים נוטריוניים, ואנשים שברצונם לקבל אישור זה יכולים להתחיל את ההליך על ידי פנייה לבית המשפט הרלוונטי שבו פועלת מחלקת תעודות האפוסטיל.

חשוב להבחין בין שני שלבים נפרדים: האישור הנוטריוני עצמו, שמאמת את החתימה, התרגום או ההעתק בישראל, לעומת האפוסטיל, שהוא אישור נוסף המאמת את תוקף החתימה והחותמת של הנוטריון כלפי רשות במדינה זרה. כך למשל, מי שחתם על תצהיר בפני נוטריון ונדרש להגיש אותו במדינה החברה באמנת האג, יוסיף חתימת אפוסטיל מבית המשפט. מי שמתכנן עסקה בינלאומית מראש חוסך זמן יקר כאשר הוא מברר כבר בשלב מוקדם אילו משני השלבים נדרשים עבור הרשות הספציפית בחו"ל.

תהליך הזיהוי: מה הנוטריון בודק לפני שהוא חותם?

לפני כל פעולה נוטריונית, החוק מחייב את הנוטריון לוודא את זהות האדם העומד מולו באופן מסודר ומתועד. נוטריון המתבקש לאמת חתימה על מסמך, לקבל ולאשר תצהיר או הצהרה אחרת, חייב תחילה לברר את זהותו של האדם, וזאת באחת מהדרכים הבאות: בידיעה אישית של הנוטריון, או בדרכון או בתעודת זהות המניחה את דעתו. משמעות הדבר היא שגם קרוב משפחה או שותף עסקי מוכר לנוטריון מזה שנים עדיין יידרש להציג תעודה מזהה תקפה, אלא אם הנוטריון מכיר אותו באופן אישי ומוכן לציין זאת במפורש באישור.

מעבר לזיהוי, על הנוטריון לוודא שהחותם מבין את תוכן המסמך ושהוא חותם מרצונו החופשי, ללא לחץ חיצוני. מסיבה זו, חתימה נוטריונית מרחוק באמצעות שיחת וידאו אינה אפשרית בישראל כיום, בניגוד לפגישות ייעוץ רגילות שניתן לקיימן גם בזום. פגישת ייעוץ ראשונית אפשר לתאם מרחוק, אך עצם האימות הנוטריוני מחייב הגעה פיזית.

מה להביא לפגישה: רשימת מסמכים חיונית

הכנה נכונה לפגישה חוסכת פגישה חוזרת ומיותרת, במיוחד כאשר מדובר באנשי עסקים עמוסים בלוח זמנים צפוף. הרשימה הבאה מתאימה לרוב סוגי האישורים הנוטריוניים:

• תעודת זהות או דרכון בתוקף של כל מי שעתיד לחתום בפני הנוטריון
• המסמך המקורי שלגביו מבוקש האישור, מודפס ומוכן לחתימה
• במקרה של אישור תרגום, גם את המסמך המקורי בשפת המקור, להשוואה
• במקרה של אישור נכונות העתק, את המסמך המקורי שממנו הועתק
• במקרה של ייפוי כוח הקשור לעסקה או לחברה, מסמכי הזיהוי של הגורם המיופה כוחו, ולעיתים גם מסמכי התאגדות רלוונטיים

השוואה בין שלושת סוגי האישורים המבוקשים ביותר

שמירת מסמכים ודיסקרטיות לאורך זמן

אחת ההיבטים שפחות מדברים עליהם הוא חובת התיעוד המוטלת על הנוטריון לאחר מתן האישור. נוטריון ישמור בידיו לתקופה של שבע שנים עותק אחד של כל אחד מאישוריו, לרבות עותק מהמסמך שלגביו ניתן האישור. עבור לקוחות שמנהלים נכסים מורכבים או תיקי חברה רגישים, המשמעות היא שקיים תיעוד רשמי ומוסדר שניתן לשחזר שנים לאחר החתימה, במקרה שמתעורר צורך להוכיח את תוקף המסמך.

עם זאת, שמירת מסמכים אינה פוגעת בדיסקרטיות הנדרשת כאשר מדובר בעניינים אישיים או עסקיים רגישים. עו"ד מיכל מוזס, עורכת דין, מגשרת ונוטריון, מלווה לקוחות שעבורם סוגיית הפרטיות קריטית לא פחות מהתוקף המשפטי של המסמך עצמו, תוך שילוב של דייקנות פרוצדורלית עם רגישות לאופי הסוגיה המשפחתית או העסקית העומדת מאחורי הבקשה לאישור.